Cinco controles que deben aplicarse en un condominio

Cinco controles   que deben aplicarse  en un condominio

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En su condominio hay una gran inversión económica, tanto la privada que hace cada persona propietaria por su cuenta como la común. Normalmente la infraestructura y activos están valorados en miles de dólares.

De igual manera hay muchos intereses personales en juego, pues ahí transcurrirán muchos años de la vida de muchas personas y la calidad de vida de la que disfruten puede tener un impacto en su salud física y mental.

Para la gestión de todos esos intereses existen empresas y personas físicas que se dedican a asumir esas responsabilidades y gestionar ese patrimonio y vida en común, pero usted puede ejercer un rol de supervisión esencial con solo asegurarse  que existen al menos cinco controles básicos.

1. Reglamento y control de cumplimiento de acuerdos: Deben existir y estar disponible por vía digital o impresa, el reglamento, los acuerdos de asamblea y de otros órganos que haya como comité de construcciones, así como las disposiciones específicas de la administración. Estos deben estar claramente estructurados por fecha y con su grado de ejecución.

2. Lista de activos y rutinas de mantenimiento: Debe llevarse control de cada activo, la fecha de su adquisición o al menos su incorporación al control de los activos.

3. Expedientes por empleado y proveedor: La legislación laboral exige que para cada empleado se lleve un expediente completo, con su información, contrato y acciones aplicadas como cambios de horario, jornada, y del ejercicio de derechos como vacaciones, aguinaldo, etc.

4. Estados financieros mensuales y copia de declaración D151: La administración del patrimonio ajeno exige una adecuada rendición de cuentas, con sus estados financieros, anexos y notas. La frecuencia de estos puede variar desde ser mensuales hasta anuales, aunque es evidente que conforme más largo el periodo, más difícil tomar decisiones a tiempo.

5. Comunicaciones: Si bien es cierto el correo electrónico y las plataformas de mensajería instantánea han facilitado la inmediatez de las comunicaciones, pueden ser causa de falta de control sobre las comunicaciones.

Ignacio Alfaro
El Financiero
Costa Rica

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