El papel se resiste a morir

El papel  se resiste a morir

En el 2013 la AIG  comenzó a digitalizar la información

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Es complicado reinventar la experiencia del cliente, o apoyar a quienes lanzan al mercado productos y servicios innovadores cuando la colaboración y la interacción se ven afectadas por procesos limitados al papel.

Los líderes empresariales reconocen la importancia de adoptar sistemas digitales en el trabajo. Una encuesta realizada por la consultora McKinsey and Company revela que las compañías de gran rendimiento aprovechan la innovación digital.

Otra investigación realizada por la empresa analista de mercados, Gartner, detalla que el 25% de los CEO´s reportan  que  la tecnología es una de las   prioridades en su negocio, mientras que dos terceras partes revelan que sus empresas participan en iniciativas digitales a nivel de la industria.

Sin embargo, independientemente de cuáles sean los objetivos o iniciativas de transformación digital, prescindir del uso del papel es fundamental.

Para un negocio tradicional, la digitalización de los procesos  es un paso fundamental para alcanzar una mayor competitividad.

Según un vocero de la empresa tecnológica Xerox, prescindir del papel parece  fácil, especialmente en las grandes organizaciones, pero hay que hacerle frente al costo y al tiempo que lleva  digitalizar por completo los flujos de trabajo.

Antes de siquiera llegar a la implementación, es necesario contar con un análisis de flujos y procesos para entender con hechos concretos cómo están las cosas, aseguró el vocero.

Otro obstáculo para los activistas digitales es que  se le sigue dando un uso constante del papel, hasta en las organizaciones que invierten mucho dinero  en la digitalización.

Hay situaciones donde se utiliza el papel, y  tienen que ver con  flujos de trabajos no estructurados o personales, o  porque los planteamientos digitales son complejos.

Estos usos personales e inesperados de papel generalmente no entran dentro de las estrategias de digitalización de la organización.

El experto también advirtió que un proceso digital estructurado en ocasiones  genera lo que se denomina papel invisible o transitorio, que es  cuando alguien agrega un paso donde se exige el uso de papel.

Por ejemplo, un directivo del departamento de Recursos Humanos imprime los currículos de candidatos enviados electrónicamente, los trabaja en papel para tomar sus decisiones, y luego los ingresa al sistema de reclutamiento de personal para  activar  el siguiente  paso, pero, posteriormente, tira todo lo que imprimió.

En Panamá, la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental (AIG) ha integrado estrategias innovadoras, que están encaminadas a la adopción de nuevas tecnologías, para un gobierno electrónico, cimentando las estructuras sólidas hacia un país inteligente,  señaló  Anabel Broce, directora nacional de Arquitectura Tecnológica de la AIG.

Desde el 2013 la institución comenzó a digitalizar la información, evitando duplicaciones y certificando los  documentos para  que tengan la misma validez que los documentos físicos, ya que el objetivo es eliminar el papel.

La tarea de una AIG sin papel, incluye la incorporación del pago electrónico a todos los proveedores, la firma electrónica para toda la tramitación interna (y cuando sea posible, externa) y la modernización de los sistemas de recursos humanos y financieros para que la documentación y los  procesos se realicen lo más  automatizado posible.

Además se busca implementar un Plan Piloto para determinar los procesos, sistemas y controles requeridos para que la gestión de fiscalización se realice de forma digital, permitiendo que eventualmente la Contraloría General de la República suprima la documentación en papel.

Por otro lado, Joao Fabio Valentín, vicepresidente de Solution Sales en DevOps de CA Technologies para América Latina, indicó que para prosperar en la transformación digital,  debe  impulsarse la capacidad de liberar  de forma rápida y  confiable las aplicaciones que satisfagan las demandas de los clientes.

A medida que las organizaciones avanzan en su viaje hacia la  transformación digital, el volumen, la velocidad y la complejidad de las aplicaciones irán  creciendo, dijo Valentín.

Agregó que las empresas ya no pueden darse el lujo de desaprovechar el  tiempo, ya que la competencia  y la mayor capacidad de elección de los consumidores han agilizado las entregas  y la interacción de las aplicaciones es un  diferenciador competitivo.

 La optimización de las cadenas de valor  se ha convertido en un medio para obtener mejores resultados empresariales.

Leoncio Vidal Berrío M.
lberrio@capital.com.pa
Capital Financiero

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