Factura Electrónica: La solución para automatizar sus procesos de manera eficiente

Factura Electrónica: La solución para automatizar sus procesos de manera eficiente

La Dirección General de Ingresos (DGI) del Ministerio de Economía y Finanzas ha establecido como fecha de inicio definitivo de facturación electrónica en Panamá el 1 de junio de 2021, según Decreto Ejecutivo 766.

Esta fecha rige para las empresas exceptuadas de equipo fiscal y cualquier otra compañía que solicite de forma voluntaria la adopción de la Factura Electrónica para mejorar sus procesos. Todo esto tiene lugar tras haber finalizado la fase probatoria, de la que participaron 43 empresas.

Actualmente totalizan 17,543,730 facturas electrónicas legales emitidas a clientes, efectuadas por 24 empresas pilotos en fase productiva, según cifras de marzo 2021 de la DGI.

Las primeras facturas electrónicas emitidas por las empresas piloto en ambiente de productivo, ocurrieron en el mes de octubre del 2018, fecha en la que podemos afirmar que fue el “nacimiento de la Factura Electrónica en Panamá”. Desde el 1 de junio próximo, podrán participar todas las organizaciones que deseen aprovechar sus ventajas para la transformación digital, comercio electrónico, y ahorros operativos.

Esta transición es muy importante e inicialmente se presenta para aquellas compañías que, de manera voluntaria, deseen avanzar y dejar atrás las impresoras fiscales y todo lo que su uso conlleva, al mismo tiempo que aprovechan los beneficios que proporciona la Factura Electrónica en todos los ámbitos.

Todo este panorama ventajoso se ha magnificado en la situación mundial que nos ha tocado vivir por la pandemia del Coronavirus, ya que las empresas han tenido que abrir su compás de opciones, entrando en el mundo digital para ofrecer sus productos por plataformas virtuales y, al poder manejarse con Factura Electrónica, la emisión de éstas les garantiza a sus clientes la validez fiscal necesaria para que sus compras tengan el respaldo de una factura legal.

También es importante resaltar que este proceso de adopción de Factura Electrónica llegará progresivamente a ser obligatorio para todas las empresas, lo que significa que desplazará cualquier otro medio de facturación que por los momentos tenga el país y que, en nuestro caso en Panamá, vendría a desplazar a la impresora fiscal, como ha ocurrido en el resto de Latinoamérica desde el 2013 y esto se debe a su innovación de transparencia fiscal, que es primordial para el crecimiento de la economía de cada país.

Una factura electrónica es un documento (formato XML firmado digitalmente), que registra la transacción de las operaciones de transferencia, venta de bienes y prestación de servicios, generada y firmada electrónicamente por el vendedor, y autorizada electrónicamente por la DGI.

La firma electrónica del vendedor le da validez legal al archivo electrónico y la autorización de la DGI le da validez fiscal. El documento puede representar una factura, una nota de débito o una nota de crédito.

Al facturar, la empresa la envía en segundos al PAC (Proveedor Autorizado Calificado) para su respectiva autorización, y posterior a esto puede ser entregado al cliente por correo electrónico. Entre las funciones de los PACs está reportar las autorizaciones de uso que han sido emitidos para los registros de la DGI. Este nuevo modelo de facturación reemplaza a la impresora fiscal.

Para Rafael Montero, CEO de Gurusoft, empresa proveedora de servicios de Factura Electrónica durante el plan piloto, “fue un gran reto hacer que clientes finales de las empresas piloto fueran receptivas a la factura electrónica, y comprendieran que ya no es necesario recibirla de manera física. Un cliente no quería pagarla por pensar que era un documento falso, así que la empresa tuvo que explicarles de manera que entendieran el nuevo proceso y se sintieran confiados de la legalidad del mismo, ya que todo cambio necesita adaptación”.

“Era un desafío involucrar a todas las áreas de la empresa y tener comunicación fluida para realizar la integración, pero nuestra gran experiencia en estos procesos vino a proporcionar lo necesario para el éxito de los mismos.  Este es un proyecto de toda la empresa, donde involucra información cruzada que servirá para la toma de decisiones y definitivamente valdrá la pena. Al final se comprobó que una empresa del piloto se demoraba 4 horas diarias en su proceso de facturación con impresora fiscal y con facturación electrónica este tiempo se redujo a 20 minutos”, agregó el Ing. Montero.

El facturador no debe tener temor en equivocarse al emitir la Factura electrónica, ya que, aunque sea rechazada, la misma puede corregirse de manera inmediata y reenviarse nuevamente para la aprobación, a diferencia de cuando se factura por Impresora fiscal que allí si existe una pérdida considerable de tiempo y papel ya que en el mismo caso se debe realizar una nota de crédito y luego realizar nuevamente la factura”, indicó el directivo de Gurusoft.

“Es un gran mito pensar que la facturación electrónica fue creada para que el Gobierno persiga a los empresarios y así evitar la evasión fiscal, ya que actualmente se reportan mensualmente a la DGI todas las compras y ventas y la única diferencia es que ahora se haría en línea, lo que ahorraría papel, procesos y complicaciones con los reportes mensuales porque se contabiliza automáticamente”, aseguró el mismo Rafael Montero.

Afortunadamente, los cruces de información de los contribuyentes y de departamentos empresariales, el uso de inteligencia artificial y big data para elaborar modelos predictivos traerá beneficios para Panamá, tanto para la administración pública tributaria, como para los contribuyentes del tipo persona natural y jurídica. Una encuesta de la Cámara de Comercio, Industrias y Agricultura de Panamá del 2020, indicó que el uso de la factura electrónica genera un incremento promedio del 84% en la productividad y modernización de procesos empresariales.

Sobre el funcionamiento de este sistema, el Ingeniero describió: “Al recibir una factura electrónica por correo electrónico, inmediatamente el software lee y valida la autorización, y la contabiliza automáticamente, cuando la empresa lo verifica o autoriza. Al instante todos los departamentos empresariales pueden ver esa información, hasta el método de pago del cliente. El sistema alerta cualquier diferencia que exista entre lo recibido y lo pedido que se encuentra registrado en el sistema contable”.

Al respecto de la facturación electrónica en la actual coyuntura panameña, Montero expresó: “Este nuevo modelo de facturación no solamente servirá a Panamá como mecanismo para reportar sus transacciones económicas de compra-venta a la DGI, sino también que servirá al Gobierno para saber en tiempo real lo que está sucediendo con la facturación del país mediante la automatización contable y pueda tomar mejores decisiones de manera rápida. Un Gobierno de un país durante la pandemia pudo saber cuál sector económico fue el más afectado por la crisis basado en su facturación electrónica. Así que, focalizó sus ayudas económicas hacia ese sector más afectado”.

Según un estudio del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y el Centro Interamericano de las Administraciones Tributarias, “algunos nuevos usos de la factura electrónica en países más avanzados son: el control de mercancías, control de transportistas y de mercadería fletada, sistema único de contabilidad, nómina salarial electrónica y el factoring como mecanismo de financiamiento.

Pudiera usarse para cruzar información para combatir la evasión y elusión.

Se podría crear una factura electrónica internacional para conocer las fuentes donde se generan las rentas (ingresos) de los contribuyentes, hacer análisis de riesgo, mejorar la contabilidad nacional y los mecanismos de regulación de competencia para el bienestar de la sociedad. Incluso, para mejorar el sistema de compras públicas y el diseño de políticas de inversión pública y de incentivos fiscales”.

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