Información contable frente a las tecnologías de información

Las tecnologías de información se han convertido en un instrumento facilitador de la función contable

Stock traders looking at computer screens.

La globalización ha generado la necesidad de profundos cambios en la información empresarial, debido a los acelerados cambios tecnológicos, las nuevas formas de hacer negocios y el incremento del conocimiento. Actualmente, los usuarios de la información contable requieren información rápida, precisa y en tiempo real. En este sentido, la profesión contable debe mantener la vanguardia en cuanto a la información que necesitan las empresas de hoy para tomar decisiones acertadas.

Las tecnologías de información se han convertido en un instrumento facilitador de la función contable. Los avances tecnológicos que han de incorporarse a los sistemas concretos de las organizaciones ofrecen extraordinarias posibilidades para manejar gran cantidad de datos. Sin embargo, el tema fundamental sería convertir dichos datos en información valiosa para las organizaciones, para el manejo operativo, de control gerencial y para el planeamiento estratégico. Si bien es cierto que se ha producido un cambio profundo en la naturaleza de los procesos de recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de la información contable, el problema sigue siendo cómo interpretar las necesidades de información de los distintos tipos de usuarios de manera de diseñar sistemas de información que, incorporando las nuevas tecnologías, mantengan la integridad de los datos y permitan asegurar un grado razonable de confiabilidad en los distintos niveles de fuente (origen), proceso, archivo y transferencia.

Para los contadores tradicionales, lo más importante era asegurarse de la integridad de los datos originales, es decir los que originan las transacciones, y ponerlos a disposición de quienes tomaban las decisiones. Con el advenimiento de la apertura de mercados y las transacciones electrónicas, las necesidades de información se tornaron más complejas, haciéndose necesaria la recolección y distribución de datos en tiempo real.

La apertura que ofrece el internet, con muy pocas limitaciones tecnológicas, brinda grandes oportunidades para hacer negocios, sin embargo, a la par de estas oportunidades surgen problemas y obligaciones. El comercio electrónico ha venido a convertirse en un pilar muy importante para las organizaciones actuales. Transacciones en línea ocurren en segundos, y esto obliga a las empresas a establecer mecanismos para realizar este tipo de transacciones en un ambiente seguro.

Se requiere entonces algo más que información contable, ya que se integran otros elementos como los riesgos informáticos. Se requiere entonces recurrir a expertos en el tema de la seguridad informática, para evitar vulnerabilidades en los accesos y que sea violada la privacidad de la información, de cada uno de los diferentes usuarios. En la siguiente figura se muestra el proceso de aplicación y evolución de los negocios en un ambiente de comercio electrónico.

En un contexto de comercio electrónico, el proceso parte de la información presentada a través del Website de las empresas, que permite a los interesados en un producto o servicio contar con la información del mismo. Luego de haber captado el interés de posibles clientes, los mismos tienen la posibilidad de interactuar en línea a través de consultas. Una vez que el cliente ha decidido adquirir el producto, se da la transacción en sí, donde se establece un compromiso entre ambas partes, el cliente se compromete a pagar y el proveedor a enviar el producto, y se establece la logística para el cierre de la transacción. Todo este proceso electrónico de pedido y entrega, está vinculado con los propios sistemas dentro de la organización, tales como sistema de información interna, el sistema de administración de inventarios, el sistema tributario y el sistema contable.

Ante estos nuevos paradigmas, nos preguntamos ¿cuál es el impacto de las transacciones vía Website en las funciones empresariales?, ¿qué significan estos cambios para el contador y qué nuevos retos debe afrontar?, ¿qué nuevas necesidades de información plantean hoy los usuarios de la contabilidad en este nuevo modelo de negocio?

Se requiere contar con los más altos niveles de seguridad informática a fin de salvaguardar los activos, y sobre todo la credibilidad de la organización, que se configura en un activo intangible invaluable, en un ambiente competitivo que se desarrolla más allá de las fronteras. Se trata más que de un reto tecnológico, es un reto para hacer negocios, donde debe garantizarse la seguridad de la información contable.    

Edila Herrera, PhD
eherreradeleon@hotmail.com

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