Jefe, el tiempo no me alcanzó

Jefe, el tiempo no me alcanzó

Businessman pulling a clock hand backwards

Es muy común oír decir a los empleados cuando se les pregunta sobre el avance de sus trabajos: Jefe, no pude hacer esta actividad o entregar aquel reporte porque el tiempo no me alcanzó. Sin embargo, más insólita resulta la respuesta que dan algunos, cuando al tratar de averiguar las causas de su incumplimiento, se les plantea,  ¿Y por qué no planeó sus labores? A lo cual contestan justificándose: Tengo tanto por hacer  que no tuve tiempo ni para eso  Por lo general, detrás de esas respuestas apoyadas en una hipotética sobrecarga de trabajo, se esconden grandes fallas o desconocimiento sobre cómo planificar la jornada laboral.

La mala gestión que hagan los empleados de sus horas laborales afecta principalmente a la productividad de la empresa. Ya lo decía Víctor Hugo, en su obra Los Miserables: Aquél que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos.  Y el caos para una empresa es ser improductiva.

Indudablemente que este insigne escritor, desde su elegante estilo literario, señala el punto clave para hacer uso eficiente del tiempo laboral, la cual no es más que la planificación. sta se entiende como un proceso ordenado de diseño e implementación de estrategias para alcanzar metas en un lapso determinado.

Desde esta perspectiva es importante acotar: Un elemento recurrente que marca la diferencia entre los empleados excelentes y el resto de sus compañeros que no lo son, es el hábito que éstos poseen de organizar su tiempo laboral en función de cumplir con los objetivos empresariales. Si a un empleado, quien planifica su trabajo, le realizan las preguntas planteadas anteriormente, sus respuestas se enfocarán en presentar los avances logrados hasta ese momento, aportando además un estimado de cuando finalizará las actividades aún no concluidas. Por ejemplo, hubiese dicho: Esta actividad tiene un 60% de avance y va a estar lista a las 5 de la tarde y el reporte se lo entrego mañana al mediodía.

De allí la importancia que tiene para el mejoramiento de la productividad de la empresa que sus empleados planifiquen su desempeño laboral según los tiempos disponibles y prioridades de las tareas;  así como también el cumplimiento que se haga del mismo, dado que la planificación representa sólo el 5% del trabajo, el otro 95% es llevarlo a cabo. 

Además, el desarrollo de dicha agenda laboral permitirá obtener una guía para evaluar los avances alcanzados según pasen las horas y un orden en la realización de las actividades.

Entre más alto sea el cargo de un empleado resulta más significativo para el alcance de los objetivos empresariales la planificación de su desempeño laboral. Un gerente que organice sus tareas podrá optimizar también el tiempo de sus subalternos. Caso contrario, seguramente va a desperdiciar tanto sus horas como la de sus colaboradores y, por ende, afectar la productividad de la empresa.

Por otra parte, desde el punto de vista del bienestar y la salud laboral, resulta significativo señalar que uno de los detonantes del estrés producido cuando hay varias actividades que realizar, obedece a la sobrecarga emocional generada por no tener una agenda de la jornada de trabajo. En este caso, comúnmente al empleado le invade la sensación de estar ahogado porque siente no poder cumplir con todas las tareas, dado que no tiene organizadas su ejecución en el tiempo.

Para evitar este estrés es necesario tomar en cuenta lo que planteaba René Descartes, en su libro el Método del Discurso: Los problemas deben dividirse en tamaños manipulables para poder resolverlos adecuadamente. Cuando se planifica se sigue este principio ya que se divide el total de la jornada laboral en partes manejables de acuerdo con los tiempos disponibles.

En una empresa donde se desarrollan las actividades de modo planificado se propicia la creación de ambientes de trabajos sinérgicos porque los empleados constantemente deben coordinar los avances alcanzados en cada etapa de las actividades que requieran interacción.  Es decir, una tarea que deba ser ejecutada por cinco empleados, cada uno en su agenda laboral debe tomar en cuenta que solo empezará su trabajo cuando su antecesor haya terminado. 

De este modo, la planificación pasa de ser un hecho individual para  circunscribirse a un  evento colectivo que abarca a todos los empleados. Esto permitirá alcanzar la sincronización de todas las actividades de la empresa. Lo cual va a repercutir en ahorro de tiempos laborales y, sobre todo, en clientes satisfechos; trayendo como consecuencia el incremento de la productividad y la rentabilidad.

Otro aspecto significativo que aporta la planificación es la administración del esfuerzo laboral, tanto individualmente como del grupo de trabajo. Esto se logra porque el potencial de cada trabajador se maximiza al concentrar esfuerzos y disminuir pérdida de tiempo en actividades que lo distraen al tener una agenda orientadora de sus quehaceres.

Para finalizar es importante recordar una célebre frase de William Shakespeare: Malgasté el tiempo, y ahora el tiempo me malgasta a mí. La única manera de evitar que esta sentencia caiga sobre nosotros y la empresa se logra al planificar el tiempo.    

Aquiles Peña
Presidente de RTDG IMPRENTA
aquiles@rtgdimprenta.com

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