Logística: Gestión del riesgo operativo

Logística: Gestión del riesgo operativo

Humberto Breccia

ADEN Business School

 

El riesgo operativo es la pérdida por fallas o deficiencias en los sistemas de información, por contingencias, por fallas en los controles internos o por errores en el procesamiento de las operaciones. Y la Administración de Riesgos es la cultura, metodología, conjunto de procesos, políticas, procedimientos  y acciones que se implementan en una organización para identificar, medir, monitorear, controlar, informar y relevar los distintos tipos de riesgos a que se encuentra expuesta la misma; a efectos de minimizar pérdidas y maximizar el valor  percibido por sus clientes.

Para empezar a hacerlo, surgen algunas preguntas: ¿Cómo hacerlo? ¿Por dónde empezar? ¿Qué controlar? Así, surgen las siguientes etapas para administrar el riesgo operativo:

1. Identificación del riesgo: Existen dos tipos de riesgos. Los cuantitativos son incidencias y eventos de pérdida que se basan en información histórica y, en consecuencia, son perfectamente medibles y pronosticables. Y los cualitativos son riesgos potenciales  que se basan en el juicio experto y, por lo tanto, son propensos a una mala cuantificación y, aún más, detección.

2. Cuantificación del riesgo: Para cuantificarlo debemos construir una Matriz de Riesgos, un diagrama que relaciona la frecuencia con la severidad del mismo. Así, su frecuencia puede ser: Casi nulo, Raro, Probable y Casi seguro. Y hablando en términos de severidad: Insignificante, Moderado, Fuerte y Significante. La construcción de esta Matriz nos indicará la prioridad a establecer en cada uno de los riesgos cualitativos detectados, preparando un Plan de Acción y un Plan de Contingencia para los riesgos significantes y casi seguros, o bien, no hacer nada para los que son Casi nulos e insignificantes. 

3. Control del riesgo.

4. Mitigación o eliminación del riesgo: En esta etapa debemos preparar el Plan de Acción para evitar que tal riesgo ocurra y el Plan de Contingencia para moderar las consecuencias mediatas e inmediatas del mismo.

Asimismo, debemos establecer un sistema de Monitoreo y Control: La Revisión periódica para validar si el riesgo ha cambiado su frecuencia y/o severidad. Este sistema se basa en indicadores de riesgo operativo, estadísticas de actividad, base de datos de incidencias y eventos, reportes de cifras de control, reportes para análisis de conciliaciones y grado de implementación de las recomendaciones, entre otros.

A su vez, la mitigación o eliminación se logra con la implementación de los sistemas de gestión y monitoreo. Las matrices de riesgo, los controles y los indicadores de riesgo son las bases de gestión.

En logística, a nivel mundial, el manejo del riesgo en la cadena de abastecimiento se está convirtiendo rápidamente en un tema de gran interés tanto en el mundo académico como en el de los negocios.

La globalización de las cadenas de abastecimiento y las tendencias a externalizar servicios, procesos y a la manufactura en el extranjero, obedeciendo a la búsqueda de menores costos, ha expuesto, paradójicamente, a los negocios a nuevos riesgos.

Las malas noticias: El riesgo NO se puede eliminar, pero se puede reducir con prevención.

Las cosas ocurren porque demasiada gente maneja información que NO necesita, porque es más cómodo hacer lo mismo todos los días igual, porque NO prestamos atención y porque el SENTIDO COMN NO ES TAN COMN.

Algunas acciones a considerar que no eliminan el riesgo, pero lo reducen pueden ser:

En flota propia: Selección y entrenamiento del personal, permanencia del mismo, rotación en las tareas (sin descuidar al cliente), revisiones médicas.

En flota tercerizada: Revisión de antecedentes de los propietarios y sus dependientes, baja rotación, compañía de transporte estable para los picos de carga/actividad, plan de relevos.

En ruteos: Plan de viaje con horarios de circulación, paradas programadas con rotación de la hoja de ruta, revisión técnica de vehículos con planes de mantenimiento preventivo, convoy de vehículos (por envíos propios o en alianzas con competidores, a los dos nos pasa lo mismo), no llevar valores,  dinero ni títulos negociables al portador (y anunciarlo!!!).

Además, se debe adecuar el vehículo a la sorpresa. Por ejemplo, eliminar los estribos.

De la Carga: Variada (eliminar -en lo posible- el transporte de SKUs únicos), comunicaciones y sistema de seguridad satelital y convencional (anunciarlos con inscripciones en cada vehículo), permanentes y bidireccionales, paradas programadas, alarmas de disparo automático (de asalto, salida de ruta programada), monitoreo del itinerario real versus el planeado, bloqueo automático de ruedas / corte automático de combustible, custodia fija y/o móvil.

En recursos humanos: Rotación de equipos de trabajo en el Centro de Distribución  de Origen y Recepción.

En operaciones de picking: Consolidado sin detalle de clientes.

En sistemas (softwares): Ruteo cerrado por sistema.

En cuanto a los inventarios: Distribución de los mismos a efectos de garantizar posibles Planes de Contingencia, cuando el nivel de servicio así lo requiera.

Recuerden, los costos por implementar las mejores prácticas de prevención son medibles, estimables y ciertos. Los costos contingentes del olvido y la negligencia, también son medibles, estimables (aunque solo estadísticamente) y ciertos, pero 4.7 veces superiores.

¿Cuáles son estos costos? Rediseño de sistemas y procedimientos, comunicaciones, tracking, mantenimiento, informes personales y empresariales, capacitación y entrenamiento, exámenes médicos periódicos,  ICC (Inventory Carrying Costs), custodia y herramientas de gestión de calidad (Pareto, diagrama de Ishikawa o de esqueleto de pescado, Análisis a Modo de falla, Modelo de Kano, Gráfica de Control de Procesos y otras metodologías de medición).

Por ello y, en resumen, no olvide que esto no es Cosa de Niños:

1. Todas las precauciones son pocas: Los que operan procesos están 24 horas por día para encontrar como hacer las cosas mal. Usted solo algunas.

2. Mida, mida, y luegoMIDA: Respáldese en técnicas de calidad, seguridad e higiene industrial.

3. Recorra el Proceso.

En síntesis, cuando vea algo sospechoso, y no sepa que hacer, grite: ¡Auxilio! Más de un experto lo va a ayudar. Su silencio, lo hace cómplice de estos costos y contingencias.

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