MULTITASKING: ¿Aumento de la Productividad o Mito Urbano?

Productividad: La mente es para tener ideas. Parte II.

Cartoon super busy man and father multitask doing many works running to the office shopping playing basketball working and talking on the phone while his baby girl sleeping

Incontables son los libros como Brain Chains (cadenas mentales) de Theo Compernolle, y estudios como el realizado recientemente por la Universidad de Stanford, que han comenzado a publicarse y que confirman que el hábito del multitasking (realizar múltiples tareas a la vez), no solo disminuye la productividad, sino que deteriora las relaciones interpersonales, afecta la parte del cerebro en donde residen las emociones y hasta reduce el cociente de inteligencia mejor conocido como IQ. La revista Forbes, por ejemplo, comenta los hallazgos de la Universidad de Stanford en su artículo titulado: Multitasking no solo daña su cerebro, sino su carrera.
Todos estas investigaciones, estudios y publicaciones nos llevan a  re-considerar, no solo nuestras creencias acerca del funcionamiento del cerebro humano, sino también cómo afecta esto nuestra gestión personal, la de nuestros equipos de trabajo y hasta la de nuestras familias.
Vivimos en el siglo XXI, gestionándonos con prácticas del siglo XIX.
Como mencionaba la semana pasada, lamentablemente en temas de gestión humana, vivimos siempre con un siglo de atraso. Seguimos gestionándonos, no solo a nuestros colaboradores, sino hasta nosotros mismos, basándonos en estudios y teorías como las de Frederick Taylor y Henri Fayol, que fueron trascendentales para la gestión del trabajo durante el siglo XIX, pero que definitivamente ya no son funcionales ni eficaces en el siglo XXI.
Los tiempos han cambiado. El trabajador ha cambiado. El entorno laboral ha cambiado. Ya ni siquiera somos considerados trabajadores manuales sino trabajadores del conocimiento, término acuñado por Peter Drucker en 1957 (siglo pasado también), demostrando que Drucker era un visionario y adelantado a su tiempo.
En la actualidad, vivimos y nos desenvolvemos en entornos altamente tecnológicos, no solo a nivel de aplicaciones, sino a nivel de comunicaciones y dispositivos; sin ya ser capaces de percibir o darnos cuenta de cuánta distracción nos trae. Hasta se le ha dado un nuevo término a esta abrumadora exposición: Sobrecarga de información.  ¿Cuánto tiempo nos toma mirar qué es lo que me acaban de chatear en Whatsapp? Nada, ¿cierto?  Qué tan perjudicial puede ser el darle una miradita al Facebook para saber ¿qué es lo que están diciendo de mí, cierto?  ¿O qué me puede afectar el atender esa llamadita al móvil en mitad de una reunión, si hasta soy educado y pido un segundito, por favor, cierto? ¡ Pues vaya sumando usted!
El estudio de la Universidad de Stanford sustenta que debido a que nuestro cerebro solo puede atender una cosa a la vez, cada vez que realizamos multitasking, perdemos alrededor de 3 minutos entre tareas.  O sea, cada vez que me desenfoco de una tarea, me enfoco en otra y luego regreso a la tarea original. ¿Quiere pruebas? Pregúntese por qué, cada vez que se desenfoca y re-enfoca, se pregunta mentalmente ¿por dónde andaba?.  Y eso que las tareas del ejemplo antes mencionadas parecen inocentes.  De hecho, este estudio demuestra que las personas que practican activamente le multitasking son 15% menos productivas.  Lo peor del asunto es que ya ni siquiera nos damos cuenta. Nos hemos adormecido ante todo este bombardeo de información.  Pero sus efectos, aunque no percibidos por ese adormecimiento, nos pasan su factura.
Nos sentirnos altamente abrumados y estresados. No somos capaces de alcanzar nuestros objetivos, ni de aprovechar las oportunidades que esta apertura tecnológica nos brinda. Ni siquiera nos sentimos capaces de explicar con claridad, qué es lo que nos está sucediendo; mucho menos de encontrar soluciones. Hemos perdido el control. Sin evidencias claras, comenzamos a excusarnos con frases como: No tengo tiempo, tengo demasiado trabajo, mi jefe no sabe lo que quiere, no puedo delegar; y a nuestros colaboradores empezamos a culparlos de falta de compromiso, no se ponen la camiseta, hay que motivarlos, falta de alineamiento, o en ultima instancia, no sirve, despídelo y consigue uno que si quiera trabajar.
El futuro de nuestra gestión y de nuestra eficiencia.
Seguir gestionándonos de la manera que conocemos, simplemente es el mejor ejemplo de querer obtener resultados diferentes, haciendo lo mismo. Despertemos dispuestos a oler el café. El entorno nos está robando la atención y manteniéndonos fuera de control. Y si sumamos el multitasking a la ecuación, el resultado será el ¡CAOS!. La próxima semana hablaremos de algunas alternativas que prometen ayudarnos a recuperar ese control y navegar por las nuevas aguas de la sobrecarga de información.
Julio E. Ortega M.
Director Ejecutivo GTD Getting Things Done – David Allen Panamá
Panamá – República de Panamá
julio.ortega@davidcopanama.com
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