Nociones básicas para confeccionar una escritura pública

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Inicio aclarando que todo instrumento público es otorgado ante las distintas notarías correspondientes al Circuito Notarial, por lo que sólo la figura del Notario Público puede ejercer su autorización o dar fe pública de un acto o contrato entre personas naturales o jurídicas según sea el caso (Libro V, Art.1715 del código civil). Dentro de la circunscripción del respectivo Circuito, todo Notario que de fe sobre un acto fuera de tal circunscripción en su carácter oficial son nulos (Libro V, Art. 1716 del Código Civil). Por lo que debemos saber que para instrumentar una escritura pública es importante acercarnos al Circuito Notarial más cercano, la ciudad de Panamá cuenta con 13 notarías.

En nuestras provincias los circuitos notariales están divididos de la siguiente forma: Circuito Notarial de Los Santos; Circuito Notarial de Coclé; Circuito Notarial de Chiriquí y Circuito Notarial de Colón. Es importante conocer que pueden coincidir y en ocasiones un circuito notarial puede estar integrado por varias provincias.

También hay Notarios Especiales para áreas jurisdiccionales e institucionales, como es el caso de la Notaria Especial del Banco Hipotecario Nacional, La Autoridad Nacional de Administración de Tierras y de los secretarios de concejos Municipales (Libro V, Art. 1718 Código Civil).

Las personas naturales o jurídicas solicitarán los servicios notariales de forma voluntaria, libres de toda coacción, compareciendo por su voluntad para realizar los actos y contratos que la ley exija que consten en instrumentos públicos (Libro V, Art. 1728 del Código Civil), o que por solicitud de las partes quieran que conste en escritura pública aun cuando para tales actos no haya ley que obligue tal formalidad (Libro V, Art. 1729 del Código Civil).

Las escrituras públicas son llevadas por cada notaría mediante protocolos y con los documentos que de acuerdo a la ley o por voluntad sean agregados a él (Libro V, Art. 1720 del Código Civil). Cada uno de estos protocolos son debidamente custodiados por los propios notarios, por la finalidad de seguridad jurídica de las funciones notariales para dar fe pública; por lo que estos protocolos no deben de ninguna forma salir de las oficinas notariales y si alguna autoridad requiriera revisar las constancias expresas en dichos protocolos deberán trasladarse a las oficinas del notario para realizar dicha práctica (Libro V, Art. 1726).   

De acuerdo con la norma, los protocolos son las escrituras públicas para los notarios, por ende el notario conserva el protocolo debidamente firmado por las partes y con los documentos originales que se adjuntan a éste para su debida custodia (Libro V, Art. 1720 Código Civil). Para constancia de las partes sobre los actos o contratos ejecutados ante el Notario, se les emitirá una copia de la escritura pública respectiva.

La copia que emite el notario no es una fotocopia, es una copia auténtica de la escritura pública respectivamente, impresa en papel notarial sellado por la notaria, que estará firmado por el Notario. Por ello, en las carátulas de las escrituras que ingresamos al Registro Público para su inscripción, cuando es objeto de registro, se indica Copia de escritura pública número y al final del instrumento de la copia autentica el Notario manifiesta que concuerda con su original, la copia que expide, sella y firma en su Circuito Notarial con la fecha de emisión.

Tanto los protocolos como las copias auténticas de escritura pública son debidamente impresas en papel notarial, habilitadas con timbres fiscales de ocho dólares ($8,00).  El formato márgenes y espacios está debidamente reglamentado mediante Código Fiscal Art. 959, reformado mediante la Ley 8 del 15 de marzo de 2010.

Las escrituras públicas, se harán por protocolización (1) de documentos o a través de constancia en instrumento público (2); no son sinónimos, aun cuando guardan relación por su perfeccionamiento y realización.  Ambas requieren su elaboración de forma diferente.

(1) La protocolización es incorporar de forma pública o legal un documento, para que sea un protocolo y cumpla con la debida custodia por el notario. Esto no es realizar un consentimiento por las partes que lo solicitan, sino que a voluntad de las partes solicitan la intervención de la Notaría para que dicho documento sea un protocolo.  Dicha voluntad se indica en el escrito de protocolización, que es usualmente lo que encontramos en las escrituras protocolizadas: Manifiesta el notario que se le entrega este documento y queda hecha la protocolización solicitada, expidiendo las copias que sean necesarias (Libro V Art. 1751 del Código Civil). Este acto no mejorará en nada jurídicamente el documento. Los documentos entregados para su protocolización se transcribirán textualmente, sin alterar ningún dato que en ellos conste, ni su formalidad. 

Los protocolos llevarán las documentaciones entregadas al notario que por preceptos de la ley o por solicitud de las partes se insertan en los protocolos como parte de los actos o contratos que ante el notario se ejecutan.

(2) La comparecencia ante constancia de instrumento público es utilizada para realizar un acto, transacción, contrato o negociación, y para todas las partes interesadas, quienes deben comparecer ante notario público al momento de la redacción u otorgamiento del protocolo o escritura pública. Todo lo redactado dentro de estos instrumentos de acuerdo al tipo de obligación de dar, hacer o no hacer, se deben transcribir, incluyendo los datos tales como fecha y numeración en letra, tal como lo indica la norma; y se transcribirán en ellos los documentos que por ley deban ser incorporados o que a solicitud de los otorgantes se desee incorporar a la escritura pública.

Como vemos, la protocolización y la comparecencia ante constancia de instrumento público no son opuestas. Estos actos regularmente no son entendibles y muchos suelen confundirse con la elaboración y formas. En ambos casos se debe comparecer ante notario, sólo que la protocolización es la entrega de un documento en el que consta un acto ya ejecutado para que forme parte de un protocolo, a diferencia de la comparecencia ante constancia que es el contrato, negociación o transacción que está por realizarse; y que redactan las partes en presencia y bajo los parámetros de confección del notario público.    

Ninoska Campos
Jefe del Departamento de Notaría
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