Nuevas fichas digitales de la CSS

Nuevas fichas digitales de la CSS

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Cada día observamos que son más las empresas que buscan optimizar sus procesos ahorrando costos y tiempo a través de la tecnología, el mes pasado la Caja de Seguro Social (CSS) anuncio la implementación de su proyecto: La Ficha Digital, cuya afiliación a este sistema es obligatoria para todos los empleadores, ya que la CSS dejará de imprimir las fichas en papel.  Desde este momento todos los departamentos de recursos humanos deben saber que ya se encuentran disponibles las nuevas fichas de comprobante de cuotas, de manera digital.

Es oportuno recordar que todos los trabajadores nacionales o extranjeros que presten servicios a una empresa dentro de la República de Panamá, están obligados a afiliarse a la CSS. En el caso de los panameños, ya no se les otorga un número de carné de Seguro Social y en su lugar se utiliza el número de cédula de identidad personal, mientras que los extranjeros si deben tramitar y obtener un carné en las agencias de la CSS, cuyo número se utilizará para reportar sus cotizaciones.

La ficha de Seguro Social solamente se emite a aquellos empleadores que se encuentren al día en el pago de las cuotas al Seguro Social, por lo tanto sirve al colaborador como constancia de las cuotas aportadas y también del salario recibido.

Para tener acceso a las fichas digitales, el empleador debe realizar un proceso que consiste en lo siguiente:

Registrarse enviando una solicitud de contraseña a la CSS, a través de la siguiente página Web: http://www.css.gob.pa/fichadigital.html.

Los datos requeridos para la solicitud de contraseña son el número de empleador y número de cédula del representante legal, junto con una dirección de correo electrónico.

El sistema le hará llegar vía correo electrónico, una contraseña con la cual podrá ingresar al sistema.

Al ingresar al sistema a través de la página web, el empleador descargará un Código de la Ficha Digital que le permitirá al empleado junto con su número de cédula de identidad, ingresar a la página para descargar su ficha digital.

El Código de la Ficha Digital cambia todos los meses y es diferente para cada colaborador.

El empleador tiene la obligación de descargar todos los meses el Código de la Ficha Digital de cada uno de sus colaboradores y entregárselos a los colaboradores. El sistema genera un listado en formato Excel donde aparecen todos los colaboradores de la empresa con los respectivos códigos.

El empleador no tiene obligación de descargar o imprimir la ficha digital, pero si debe entregar el Código de la Ficha Digital a cada uno de sus colaboradores.  La forma en que lo entregue será determinada por cada empleador.

¿Qué información contiene la ficha digital?

La ficha digital contiene básicamente la misma información que contenía la ficha impresa, con la ventaja de que la información aparece de forma clara, sin impresiones superpuestas como ocurría muchas veces en el pasado.

¿Cómo se obtiene la atención médica con la ficha digital?

Según la información proporcionada por la CSS, los colaboradores pueden obtener atención médica en las instalaciones de la CSS presentando su cédula de identidad y Código de la Ficha Digital, sin necesidad de imprimir la ficha.

¿Cómo pueden las instituciones financieras que reciban una ficha digital, verificar la validez de las mismas? 

La página Web de la CSS contiene una opción para que las instituciones financieras puedan verificar la validez de las fichas de seguro social que les presenten sus clientes como parte de sus trámites de financiamiento.

María Teresa Mendoza Vallejo
Socia BDS Asesores

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