Primero lo primero: Pensar

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Hace poco le pregunté a un Director: ¿Cuáles son sus proyectos prioritarios? Y él me contestó: ¡Todos! ¿Les suena familiar? Señores, no todo puede ser prioritario, porque jamás tendremos suficientes recursos físicos, económicos y humanos para hacer todo. Tenemos que pensar y decidir para poder priorizar.
El contexto de trabajo actual, la globalización y la tecnología de la información y de la comunicación, han trastocado nuestro sentido de Prioridad. Nuestras metas ya no son locales, sino regionales (o globales). Estamos interconectados 24/7 (al trabajo y a todo) por lo que nuestras bandejas de entrada permanecen con más cosas de las que podemos procesar. El Resultado: Abrumo, incertidumbre, bajo desempeño. El Precio: Hemos perdido el Control.
Ya no es más un tema de urgente o importante. ¡Ya todo lo es! Todo es para ayer. Demasiadas tareas, demasiados proyectos; y por supuesto, no tenemos tiempo para perder en pensar. ¡Qué ironía! No tenemos tiempo para pensar por culpa de todo lo que tenemos que hacer, pero al dejar de pensar, no alcanzamos a hacer nada.
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Del lat. pensāre ‘pesar’, ‘calcular’, ‘pensar’. / Conjug. c. acertar.
1. tr. Formar o combinar ideas o juicios en la mente. 2. tr. Examinar mentalmente algo con atención para formar un juicio. 3. tr. Opinar algo acerca de una persona o cosa. 4. tr. Tener la intención de hacer algo. 5. intr. Formar en la mente un juicio u opinión sobre algo. 6. intr. Recordar o traer a la mente algo o a alguien. 7. intr. Tener en consideración algo o a alguien al actuar.
Estamos acostumbrados a disparar desde la cintura, y sin apuntar.  Pregunta: Antes de responder cada email, delegar una tarea, dar una instrucción, o anotar nuestras propias tareas, ¿invertimos tiempo en determinar cuál es la acción siguiente y el resultado que queremos alcanzar?
Definir la tarea, antes de hacerla. Y aunque parezca tonto, no lo hacemos. Nos domina el abrumo, la incertidumbre y la urgencia y dejamos de pensar.  Primero necesitamos definir, exactamente ¿qué es? lo que nos ha llegado.  Sea un email, una llamada, un mensaje de voz, un anuncio de la competencia, un nuevo proyecto, etc. ¿Qué significa eso para nosotros? ¿Es algo que requiere una acción de nuestra parte o no?  Y de ser algo que si requiera nuestra acción, ¿cuál es esa acción?  Es indispensable pasar por este proceso fundamental de pensamiento para poder definir acciones que puedan ser ejecutadas, o delegadas, a la perfección. Acciones que no provoquen dudas ni dejen espacio a errores, debido a lo simples y fáciles que son.
Solo con inventarios completos de tareas bien definidas, podemos priorizar. El contenido de nuestras listas de tareas debe cambiar. Deben ser mucho más que listas amorfas de to-dos compuestas de tareas que no significan nada para nadie, como: Informe trimestral, Reunión Semanal, o Viaje de negocios. Esas no son tareas. ¿Que es informe trimestral por ejemplo? ¿Cómo se hace eso? ¿Cuál sería su primer paso? ¿Será que hay que leer algo? ¡Correcto! Anotemos leer el informe trimestral, ¿Cierto? Pero resulta que pasa una semana y no logramos leer el informe. ¿Por qué? ¡Porque resulta que no recuerdo donde puse el famoso informe! Conclusión: Tarea mal definida. Tiempo perdido: 1 semana. Justificación (si no se lo que realmente me sucedió): He estado muy ocupado y no he tenido tiempo.
En el ejemplo anterior, la acción a seguir debió estar relacionada con encontrar (o solicitar nuevamente) el informe trimestral.  Este tipo de errores de planteamiento nos llevan a llenarnos de tareas que, fuera de no decirnos nada, nos parecen abrumadoras.  Nos cuesta dar el primer paso. Detalles como estos pueden determinar si una tarea es completada efectivamente o no.
Detengámonos a pensar con disciplina ejecutiva, para definir inventarios de acciones claras, que no dejen espacio a dudas ni a errores, por lo claras, simples y fáciles que son. Solo entonces podremos empezar a hablar de priorizar.
Julio E. Ortega M.
Director Ejecutivo GTD Getting Things Done David Allen Panamá
Panamá República de Panamá
julio.ortega@davidcopanama.com
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